Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung (Verantwortlicher im Sinne der DSGVO) ist:

Aurevia Facility Solutions UG (haftungsbeschränkt)
Leopoldstraße 2-8
32051 Herford, Deutschland
E-Mail: info@aureviafacility.de

LESSwork Office ist ein Projekt der Aurevia Facility Solutions UG (haftungsbeschränkt).

2. Besuch unserer Website

Beim Aufruf dieser Website können durch den Hosting-Anbieter technisch notwendige Informationen wie IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp, Betriebssystem und Referrer-URL verarbeitet werden. Diese Verarbeitung erfolgt zur sicheren und störungsfreien Bereitstellung der Website auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

3. Welche Daten wir verarbeiten

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Anmeldedaten
• Unternehmensdaten: Firmenname, Rechtsform, Anschrift, Steuernummer, USt-IdNr., Registerdaten, Bankverbindung
• Buchhaltungsdaten: Rechnungen, Angebote, Belege, Kunden- und Lieferantendaten, Artikel, Zahlungen, Termine
• Kommunikation: Support-Nachrichten und Anfragen
• Nutzungs- und technische Daten: Gerätekennungen, IP-Adresse, Protokolldaten zur Sicherheit und Fehleranalyse

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Nur mit deiner optionalen Einwilligung nutzen wir Google Analytics 4 zur Messung von Seitenaufrufen und Google Ads zur Messung und Optimierung von Werbeanzeigen. Bei Zustimmung zu Statistik und Marketing werden erfolgreiche Registrierungen und Terminanfragen als Ereignisse an Google übermittelt. Wir senden dabei keine Namen, E-Mail-Adressen oder Buchhaltungsinhalte als Ereignisparameter. Du kannst deine Auswahl jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen; danach werden keine weiteren Ereignisse für die abgelehnten Zwecke gesendet. Weitere Informationen: Datenschutz bei Google.

Kaufmessung bei Überweisung: Hast du Marketing zugestimmt und bist über eine Google-Anzeige gekommen, speichern wir in deinem Konto die Google-Klickkennung (gclid/gbraid/wbraid) zusammen mit deiner Einwilligung (Zeitpunkt und Version des Hinweises). Nachdem wir deine Überweisung geprüft haben, übermitteln wir Google Ads (Google Ireland Ltd.) vom Server einmalig Klickkennung, Betrag, Währung, Zeitpunkt und eine interne Buchungsnummer zur Erfolgsmessung und Optimierung unserer Anzeigen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Namen, E-Mail-Adressen oder Buchhaltungsdaten werden nicht übermittelt. Ein Widerruf über die Cookie-Einstellungen löscht die gespeicherte Klickkennung und verhindert spätere Übermittlungen; der Nachweis deiner früheren Auswahl bleibt erhalten.

• Bereitstellung des Dienstes und Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Kontoerstellung, Buchhaltungsfunktionen, Speicherung deiner Daten
• Prüfung als Nachunternehmer (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO): Bei der Registrierung verarbeiten wir Gewerbeanmeldung, Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Finanzamt, Krankenkasse und Berufsgenossenschaft, den Nachweis der Betriebshaftpflicht sowie Steuernummer und USt-IdNr., um die Eignung als Nachunternehmer zu prüfen und unseren Prüf- und Nachweispflichten als Generalunternehmer nachzukommen. Die Unterlagen liegen in einem privaten Speicherbereich und sind nur für dich und für uns als Betreiber einsehbar. Soweit gesetzlich erforderlich, legen wir sie Auftraggebern, Behörden (z. B. Zoll, Sozialversicherungsträgern) oder Prüfstellen vor. Angaben zu Mitarbeiterzahl, Leistungswerten und Kapazitäten nutzen wir, um dich für passende Aufträge und Ausschreibungen anzufragen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Wir speichern die Unterlagen für die Dauer der Zusammenarbeit und danach nur so lange, wie gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten oder Verjährungsfristen für Haftungsansprüche bestehen; anschließend werden sie gelöscht. Zeitpunkt und Fassung deiner Erklärung beim Einreichen werden als Nachweis gespeichert.
• Sicherheit und Betrugsprävention (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Produktverbesserung und Fehleranalyse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Kundensupport (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO)
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, z. B. steuerrechtliche Aufbewahrung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

5. Weitergabe von Daten

Wir geben personenbezogene Daten nur an folgende Kategorien von Empfängern weiter:

• Dienstleister und Auftragsverarbeiter: Hosting, Datenbank und Infrastruktur (Cloud-Anbieter), Analyse- und Support-Werkzeuge
• Zahlungsabwicklung für kostenpflichtige Zusatzleistungen (z. B. Backoffice-Service): Kartenzahlungen und SEPA-Lastschriften verarbeitet der Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe Ltd.; nur wenn eine solche Zahlung fehlschlägt, ist ersatzweise eine Überweisung möglich, die unsere Bank verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Vollständige Karten- und Bankdaten werden nicht in LESSwork gespeichert. Die Software selbst ist für freigegebene Nachunternehmer kostenlos.
• Berufsberater: Steuerberater, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer
• Behörden, soweit gesetzlich erforderlich

6. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. 8 bis 10 Jahre für Buchhaltungsunterlagen) bleiben unberührt.

7. Deine Rechte

Du hast nach der DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung zu widerrufen. Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Wir beantworten Anfragen in der Regel innerhalb eines Monats.

8. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um deine Daten zu schützen, insbesondere Verschlüsselung bei der Übertragung, Zugriffsbeschränkungen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.

9. Cookies

Wir verwenden technisch notwendige Cookies bzw. Speicherung im Browser, um dich angemeldet zu halten und deine Einstellungen (z. B. Sprache) zu speichern. Darüber hinaus setzen wir keine Marketing-Cookies ohne deine Einwilligung ein. Details findest du in unserem Cookie-Hinweis.

10. Internationale Übermittlung

Soweit Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR übermittelt werden, stellen wir geeignete Garantien sicher (z. B. Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission).

11. Eingesetzte Dienste im Einzelnen

• Schriftarten: Werden lokal von unserem Server geladen; es findet keine Verbindung zu Google Fonts statt.
• KI-Belegerfassung: Lädst du einen Beleg hoch und startest die Auswertung, wird der Beleginhalt zur Texterkennung an einen KI-Dienstleister übermittelt und nicht für dessen Training verwendet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Nutzung ist freiwillig.
• PLZ-Ortsvorschläge: Bei Eingabe einer Postleitzahl wird nur die Postleitzahl an den Dienst Zippopotam.us (USA) übermittelt, um den Ort vorzuschlagen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Anmeldung mit Google: Nur wenn du diese Option wählst, erhalten wir von Google Name und E-Mail-Adresse (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• E-Mail-Versand: Systemmails (z. B. Bestätigungen, Rechnungsversand) werden über einen E-Mail-Dienstleister bzw. deinen eigenen SMTP-Server versendet.